Опис на производот
Систем за управување со документи (СУД) и Електронска архива
ⓘ Наменето за: ИТ менаџер, Раководители на служби, Набавки
Интегрираниот СУД и Електронска архива на Инфопројект претставува целосно веб-базирана платформа која ги комбинира два комплементарни системи: Системот за управување со документи (СУД) и Електронската архива (Архивско работење). Заедно, тие обезбедуваат единствена, унифицирана средина за целокупниот животен циклус на секој документ - од создавање или прием, преку интерна распределба и обработка, до долгорочно архивирање и законска усогласеност.
Интеграцијата помеѓу двата системи е непречена и двонасочна: секој документ регистриран во Архивата се складира во СУД, и секој документ во СУД може формално да се архивира. Нема дупликат на содржина - архивскиот запис и СУД складирањето се единствен ентитет кој обезбедува целосна ревизорска трага и единствен извор на вистината.
2. Преглед на архитектурата
Платформата се состои од два тесно поврзани подсистеми кои споделуваат унифицирана база на податоци, заеднички кориснички интерфејс и заеднички слој за складирање на документи.
3. Електронска архива - Архивско работење
3.1 Законска рамка
Модулот е дизајниран во целосна усогласеност со:
- Законот за архивски материјал и архивска дејност (Сл. весник бр. 135 и подзаконски акти)
- Правилникот за начинот на водење на архивски материјал
- Класификациски планови (Архивски знаци) дефинирани од Државниот архив на РСМ
- Барањата за Деловодник и Доставни книги во законски пропишан формат
- ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 и ISO 45001 каде е применливо
3.2 Основни функционалности
3.2.1 Заведување и распределба на документи
Системот ги обработува сите три документни текови во единствен интерфејс:
3.2.2 Класификација и архивски план
- Целосно управување со Архивски знаци (архивски класификациски кодови) како годишен шифрарник
- Секој тип документ е класифициран според неговата архивска важност и рок на чување
- Автоматско доделување на архивски кодови при заведување на документот
- Годишни и повеќегодишни архивски планови се одржуваат и печатат по барање
3.2.3 Регистарски книги и извештаи
Сите законски задолжителни книги, листи и извештаи се генерираат директно од системот:
- Деловодник (официјална книга на документи) - печатење во законски пропишан формат
- Доставни книги - по организациска единица или комуникациски канал
- Попис на акти и Пописен лист
- Пописи на архивска граѓа за уништување или предавање на Државниот архив
- Книга на архивски знаци
3.2.4 Работен тек и распределба
- Распределба на документи до организациски единици и поединечни вработени
- Доделување задачи, рокови и одговорни лица по документ
- Следење на решавање - означување Ад акта и одложување во архива
- Автоматско испраќање на решенија до подносителите
- Поддршка за неограничен број деловодници, книги и класификациски серии
- Пренос и поврзување на документи помеѓу посебни предмети
3.2.5 Шифрарници и внесување на податоци
- Претходно дефинирани шифрарници за брзо и конзистентно внесување
- Организациски единици, типови документи, испраќачи и примачи управувани преку шифрарници
- Поддршка за работни групи и работни места
3.3 Начинот на кој Архивата ги складира документите во СУД
Клучен архитектонски принцип на интегрираниот систем е дека Архивата не одржува посебно складиште на документи. Кога документот се заведува во Архивата - без разлика дали е скениран хартиен документ, примено е-поштенско прикачување или нативно дигитален фајл - тој се складира директно во СУД. Архивскиот запис ги чува метаподатоците, класификацијата, историјата на распределба и правниот статус; СУД го чува физичкиот (дигиталниот) фајл и управува со неговата безбедност, верзионирање и достапност.
Ова значи дека постои точно еден примерок на секој документ во системот. Операторот кој работи во Архивата и колегата кој работи во СУД го гледаат истиот документ, во иста верзија, со исти правила за пристап. Не е потребна синхронизација, нема дупликати, нема ризик од несогласност.
4. Систем за управување со документи (СУД)
4.1 Централизирано складирање
Сите документи од сите служби се складираат во единствен, организиран репозиториум:
- Правна документација и договори
- Досиеа на човечки ресурси и договори за вработување
- Финансиски документи - фактури, приемници, налози, извештаи
- Деловна и интерна комуникација
- Техничка документација, стандарди, процедури
- Набавна документација
- Сите формати: PDF, MS Office, LibreOffice, слики, и сл.
4.2 Напредно пребарување и мигновен пристап
- Full-text пребарување по содржина на документот и метаподатоци
- Пребарување по клучен збор, служба, категорија, опсег на датуми, тип, автор или кое било индексирано поле
- Крос-референцирање и поврзување помеѓу поврзани документи
- Резултатите се филтрираат по правата за пристап - корисниците гледаат само тоа за кое се овластени
- Неодамна пристапените и лично доделени документи се веднаш достапни на контролната табла
4.3 Контрола на верзии и историја
- Сите верзии на документот се зачувани - ниту една верзија не се брише без изречна авторизација
- Јасна ревизорска трага: кој направил каква промена и кога
- Можност за враќање на која било претходна верзија
- Споредба помеѓу верзии за типови документи кои го поддржуваат тоа
- Нишки на коментари прикачени директно на верзии на документот
4.4 Контрола на пристап и безбедност
Пристапот до секој документ е управуван преку RBAC модел конфигурабилен на повеќе нивоа:
- По организациска единица (служба, оддел, канцеларија)
- По корисничка улога (администратор, менаџер, оператор, само за читање)
- По категорија на документ или класификација
- Грануларни нивоа: читање, создавање, уредување, бришење, одобрување, потпишување
- Временски ограничен пристап за надворешни соработници
- Сите пристапни настани се евидентираат во ревизорската трага
4.5 Дигитален потпис и правна важност
Системот поддржува квалификувани електронски потписи (QES) и временски жигови согласно Законот за електронски документи (Сл. весник бр. 101/19 и измени):
- Потпишување со квалификувани електронски сертификати (лични или организациски)
- Квалификувани временски жигови за доказ за постоење во одреден момент
- Поддршка за повеќе потписници и секвенцијални workflows за потпишување
- Следење на статусот на потписот - во очекување, потпишан, одбиен
- Верификација на дигитално потпишани документи преку националната инфраструктура за доверба
5. Интеграција со информативниот систем
Платформата се интегрира двонасочно со сите главни деловни системи. Документите создадени во кој било поврзан систем автоматски се складираат, класифицираат и следат во единствената архива - без рачно повторно внесување, без дупликати, еден извор на вистината.
6. Опции за инсталација
Сите три опции нудат ист сет на функционалности. Изборот влијае само на тоа каде работи софтверот и кој ја управува инфраструктурата.
7. Безбедност и усогласеност
7.1 Контрола на пристап - RBAC
- Role-Based Access Control по корисник, улога, служба и категорија
- MFA за административни сметки
- Временски ограничен пристап за надворешни соработници
- Неизменлива ревизорска трага за сите настани
7.2 Безбедносни контроли
- TLS 1.2+ за сиот клиент-сервер сообраќај; AES-256 за складирање
- Firewall заштита со пристап ограничен на одобрени мрежни локации
- Редовно применување на безбедносни закрпи без дополнителен надомест
- Документиран план за реагирање на инциденти со задолжително известување
7.3 Матрица на усогласеност
Обука и пренос на знаење
Почетна обука
Сеопфатна обука за сите назначени вработени, покривајќи:
- Функционалности за крајниот корисник - навигација во двата модули (Архива и СУД)
- Административни алатки, конфигурација и управување со системот
- Безбедносни функции, контрола на пристап и процеси за дигитален потпис
- Процедури за резервни копии, обнова и преземање на документи
- Процедури за усогласеност со законодавството за архиви и електронски документи
Начин на испорака
- Обука предводена од инструктор - на лице место или далечински, на македонски или англиски
- Детални прирачници за корисници и администратори (на македонски)
- Практични вежби врз основа на реални сценарија
- Документација за секој модул испорачана во дигитална форма
Тековна и освежувачка обука
- Годишна освежувачка обука за крајни корисници и администратори
- Дополнителни сесии по значителни ажурирања на системот или законски промени
- Посветени сесии за вградување на нови вработени по барање
- Обука за законодавни ажурирања - без дополнителен надомест во првата договорна година
Пренос на знаење
Структуриран пренос на знаење за постигнување оперативна независност на компанијата:
- Објаснување на архитектурата и компонентите на системот за технички кадар
- Насоки за административни задачи и процедури за решавање проблеми
- Документација за ескалација и процеси за поддршка
- Најдобри практики за безбедна и законски усогласена употреба на системот
Следење на законски промени и усогласеност
Инфопројект активно ги следи сите законски, регулаторни и стандардни развојни настани кои влијаат на архивската дејност, електронските документи, заштитата на личните податоци и безбедноста на информациите во РСМ. Оваа обврска важи за целото времетраење на договорот.
Обврска за усогласеност
- Законските и регулаторните промени кои влијаат на системот се идентификуваат проактивно
- Влијанието се проценува и се соопштува на компанијата во дефиниран рок
- Потребните промени на системот се имплементираат без дополнителен надомест
- Се одржува и се доставува квартален план за ажурирање на усогласеноста за наредните 12 месеци
Документација за законски ажурирања
За секоја промена имплементирана поради законска обврска, Инфопројект испорачува:
- Ажурирана системска документација
- Записи за имплементација на промени
- Докази за усогласеност и сертификати каде е применливо
- Белешки за верзии и резултати од тестирање
- Ажурирана безбедносна, приватносна или процесна документација
Ревизорска способност
Сите промени направени поради законски обврски се целосно ревизорски. Компанијата може да бара пристап до дневници на развој, анализи на барања, тест артефакти и докази за распоредување во секое време.
Цени (индикативно)
Сите цени се без ДДВ. ДДВ 5% на лиценци, 18% на услуги, хостинг и одржување.
Опционални додатоци
Референтни клиенти
Решението за архива и управување со документи е имплементирано кај широк спектар на организации:
- ФИНКИ (Факултет за информатички науки и компјутерско инженерство) - дигитална архива и електронски попис
- Бутел АД - целосно ERP решение со модул за дигитална архива
- ГИМ (Градежен институт Македонија) - управување со проекти и ERP со дигитална архивска архива
- Црвен Крст на РСМ - дигитална архива и деловодник
- Адинг АД, Скопје - прилагодено ERP со лабораториски менаџмент и дигитален архивски модул
- Комерцијална банка АД, Скопје - BMS систем
- Центро Унион, Скопје - еден од најголемите дистрибутери на бела техника во Македонија
- USAID - Food Security and Social Services програма
Лојалноста на нашите клиенти е доказ за квалитетот на нашите решенија - организациите со кои работиме остануваат со нас со години.
Испорачана документација
Инфопројект ги обезбедува следните документи во рамките на имплементацијата:
- Документација за архитектурата на системот
- Документација за безбедносни контроли
- Прирачници за корисници - по корисничка улога (краен корисник, деловодничар, администратор)
- Водич за администратори - инсталација, конфигурација, одржување
- План за деловен континуитет и опоравување по катастрофа
- Документација за XML шема за извоз (XSD)
- Сертификати за усогласеност каде е применливо
- Процедури за управување со промени
- Процедури за управување со безбедносни инциденти
За понуда прилагодена на вашите потреби: petar.ordanoski@infoproject.mk | https://infoproject.mk
