Infoproject Проектен менаџмент
Специјализирана платформа наменета за градежни компании и организации кои работат на повеќе проекти истовремено. Го дигитализира целиот работен циклус — од понуда до финална евалуација — со реално-временска контрола на профитабилноста и автоматизирана меѓуодделенска соработка.
Целосно следење на проектот — од барање за понуда, преку договор и реализација, до финална евалуација.
Споредба на планирани и реални трошоци во реално-времето со елиминација на скриени трошоци.
Планирање и распоред на работна рака, опрема и материјали по проект и фаза.
Евиденција на договори, анекси, гаранции и правна документација поврзана со проектот.
Предиктивно управување со профитабилноста во реало-времето за целиот портфолио на проекти.
Целосна интеграција со Infomatrix ERP, DMS и Nexus Portal за комуникација меѓу учесниците.
Дигитален екосистем за оперативна контрола, финансиска транспарентност и стратешко планирање
Овој документ дава детален преглед на функционалностите и техничката архитектура на системот за управување со градежни проекти. Решението е дизајнирано специфично за потребите на градежната индустрија, со фокус на интеграција со постоечките информатички системи и обезбедување на контрола на профитабилноста во реално време.
За разлика од генеричките решенија за проектен менаџмент, овој систем го разбира градежниот бизнис: од тендерски постапки и понуди, преку банкарски гаранции и договори, до теренска реализација и интерна евалуација.
Работната логика на системот е дизајнирана според спецификите на градежната оператива, обезбедувајќи структура на активностите во секоја фаза на проектот.
Слика 1: Работен тек на градежен проект
Анализа на пазар и RFQ: Системот започнува со обработка на барања од директни клиенти или тендерска документација. Се евидентираат сите релевантни податоци: предмет на набавка, тип на постапка, критериуми за учество и рокови.
Формирање трошковник: Секторот за продажба формира трошковник врз основа на влезни податоци од техничката подготовка и поединечни трошоци од секој сектор/погон.
Менаџмент на ризици: При подготовка на понудата, системот задолжително бара дефинирање на потенцијални ризици: технички, финансиски и временски.
Правна поддршка: Доколку понудата е прифатена, правната служба подготвува договор во системот кој автоматски ги влече сите одобрени параметри од понудата.
Делегирање на носител: Се назначува одговорно лице за следење на реализацијата, на кое му се предаваат сите пропратни документи по дигитален пат.
Следење на динамика: Оперативниот директор внесува податоци за време, фази, проблеми, виша сила и ангажман на надворешни соработници.
Управување со задачи: Извршителите добиваат задачи со дефинирани рокови. Не можат сами да ги менуваат параметрите на задачата (наслов, рок, опис), што обезбедува хиерархиска контрола.
Документација: Секоја задача содржи поле за коментари и прилози, со можност за прикачување на технички документи и извештаи.
По завршување на проектот се врши интерна евалуација која вклучува анализа на: цени, грешки, рокови, ресурси и ризици (предвидени и непредвидени). Извештајот се дистрибуира до менаџментот за донесување одлуки за идни проекти.
Централниот столб на решението е неговата способност за поврзување со сите витални системи на компанијата. Ова обезбедува единствен извор на вистината и елиминира рачен внес и дуплирање на податоци.
Системот е директно поврзан со софтверот за човечки ресурси. Секоја промена во статусот на вработениот (одмор, боледување, квалификации) автоматски се рефлектира во планот на проектот.
Сертификати и лиценци: Системот ги следи роковите на лиценците (А и Б) и сертификатите на инженерите и соработниците, со автоматски нотификации пред истек.
Следење на трошоци: Секоја влезна фактура за материјал или услуга автоматски се алоцира на соодветниот проект преку единствен архивски број.
Интерни фактури: Решавање на проблемот со меѓуодделенската соработка преку автоматско генерирање на интерни фактури за користење ресурси помеѓу различни сектори.
Теренска логистика: Системот автоматски пресметува дневници и теренски додатоци врз основа на локацијата на проектот и времетраењето на ангажманот.
Механизација и возила: Трошоците за возила (гориво, одржување, амортизација) се пресметуваат по проект врз основа на внесените податоци за користење.
Корисниците користат единствена најава (Single Sign-On) - со една автентикација добиваат пристап и до Порталот и до Проектниот менаџмент. Промените во роковите или извршителите се синхронизираат во реално време.
Барања за понуда (RFQ): Евиденција на сите барања со детални податоци за предмет, тип на постапка (аукции, преговарање), критериуми за учество и начин на поднесување.
Понуди: Следење на статус на понуди (поднесена, прифатена, одбиена) со можност за поднесување приговор и корекција.
Банкарски гаранции: Автоматизирана евиденција на износи, проценти од вредност на договор и рокови на важност.
Хиерархија на задачи: Системот овозможува дефинирање на надредени записи и зависни задачи, креирајќи комплексни Гантограми.
Фази на проект: Дефинирање на фази со датуми, одговорни лица и подфази. Секоја фаза може да има свој проектен тим.
Извештаи за прогрес: Динамички табели со приказ на процент на напредок и датум на последен извештај.
Човечки ресурси: Евиденција на ангажирани лица по проект со нивни улоги, квалификации и период на ангажман.
Средства за работа: Следење на градежна механизација и возила со план за одржување и евиденција на трошоци.
Соработници: Евиденција на надворешни соработници и подизведувачи со нивни сертификати и обуки.
Организирано чување на техничка подготовка, понуди, договори и извештаи со можност за категоризација по типови на прилози. Системот поддржува прикачување на документи и линкови, со контрола на верзии и историја на промени.
Системот вклучува напреден BI модул за претворање на податоците во акциони одлуки.
Менаџерите можат самите да креираат контролни табли избирајќи извори на податоци како: улога, тип на активност, проект или временски период. Визуелизацијата вклучува графикони, табели и KPI индикатори.
Поставување на мерни фреквенции и насоки за секој KPI со дефинирани прагови (на пр. зелена/жолта/црвена зона за профитабилност). Автоматски нотификации кога вредностите излегуваат од дефинираните граници.
Системот вклучува дизајнер на извештаи за креирање на периодични и ad-hoc извештаи со различни филтри и групирања. Извештаите можат да се извезуваат во повеќе формати.
Следната табела ја прикажува техничката спецификација на клучните модули:
Системот поддржува детална контрола на пристап преку улоги и привилегии. Секој корисник има дефинирани права за преглед, внес, измена или бришење на податоци по модули.
Управување со статусите на проекти и задачи преку автоматизирана логика на следење на статуси и состојби. Дефинирање на дозволени транзиции и услови за промена на статус.
Секоја промена на критични податоци (рок, извршител, износ) се запишува со корисничко име и временски печат. Ова обезбедува целосна следливост и оневозможува неовластени манипулации.
Системот вклучува богат сет на шифрарници за: типови на документи, статуси, професии, типови на активности, валути, типови на гаранции, ризици и други параметри. Сите шифрарници се конфигурабилни од страна на администраторот.
Воведувањето на систем за управување со градежни проекти не е само техничка надградба, туку стратешки реинженеринг на работењето. Преку целосната интеграција со човечките ресурси, финансиите и оперативата, компанијата постигнува:
• Зголемена продуктивност преку структурирана комуникација и јасна распределба на задачи
• Заштеда на време преку елиминација на рачен внес и дуплирање на податоци
• Намален оперативен ризик преку автоматизирано следење на рокови и гаранции
• Прецизна контрола врз маргината на профит на секој проект
Системот претставува инвестиција во подобро донесување одлуки базирани на точни и навремени информации, што директно влијае на профитабилноста и конкурентноста на компанијата.
Контактирајте нè за демо, понуда или дополнителни информации.
info@infoproject.biz